Nelle aziende di oggi, le informazioni da gestire sono in costante aumento e, di conseguenza, cresce anche il volume dei documenti che vengono prodotti e che si ha necessità di stampare e copiare. L’ampliamento di questa necessità richiede una gestione organizzata al fine di controllare i costi e di monitorare l’utilizzo che gli utenti fanno di ciascuna periferica: rendere disponibili senza controllo i dispositivi per la stampa può avere implicazioni serie.
Monitorare l’ambiente di stampa consente di avere la completa visibilità dei costi mantenendo una produzione documentale efficiente e sicura.

I software di document accountability offrono notevoli vantaggi strategici e finanziari; consentono inoltre di effettuare il monitoraggio costante di tutti i volumi di produzione documentale e il loro costo effettivo e di controllare le periferiche e la registrazione precisa delle attività di stampa in base ad attributi quali nome del documento, stampante, porta, data e ora, formato della carta, opzioni di finitura impiegate e utilizzo del colore o del monocromatico.
Di rilievo è la funzione di creazione di report personalizzati, al fine di allocare i costi ed effettuare statistiche sui volumi di stampa a livello di singolo utente, di gruppi di lavoro o di reparti.

Oltre che alle aziende, i software di document accountability sono una valida soluzione anche per gli studi associati e gli enti che erogano servizi. Anche gli istituti di ricerca e le aziende con collaboratori occasionali possono trarre notevoli benefici dall’utilizzo della soluzione al fine di controllare gli accessi e di impostare limiti di utilizzo delle periferiche.