Il Document Management System

Il DMS oltre all’ottimizzazione delle periferiche e alla riduzione dei costi relativi ai documenti su carta, consente di allargare l’area di intervento anche al documento elettronico

Il DMS si differenzia dal Pay Per Page perché, oltre all’ottimizzazione delle periferiche e alla riduzione dei costi relativi ai documenti su carta, consente di allargare l’area di intervento anche al documento elettronico.
Come per il Pay Per Page, è prevista una fase iniziale di analisi, che per il DMS comprende anche la mappatura dei flussi documentali sia cartacei che elettronici e l’individuazione dell’architettura tecnologica (hardware e software) esistente per capire quali siano le aree nelle quali è necessario intervenire, per le quali Nashuatec propone differenti soluzioni:

Network Print Management & Control: soluzioni per il controllo delle apparecchiature di stampa via rete, per la gestione delle stampe e la statistica volumi di stampa complessivi o individuali;
Form Management: soluzioni per la stampa dati variabili da host, gestione dei moduli elettronici e delle stampe in modalità print-on-demand;
Document Distribution: soluzioni per la distribuzione dei documenti in formato elettronico (scansioni, fax, documenti provenienti da archivi elettronici...);
Document & Information Management: soluzioni per la modifica, l’archiviazione e la ricerca dei documenti, per la gestione del protocollo informatico e l’archiviazione sostitutiva, in conformità alla normativa vigente;
Workflow: automazione parziale o totale dei processi documentali secondo regole procedurali che prevedano la validazione dei documenti.

I vantaggi

I vantaggi strategici e operativi sono comuni al Pay Per Page:

la certezza dei costi
la riduzione mediamente del 15% -su base storica- dei costi diretti di produzione documentale
la liberazione di risorse finanziarie
la generazione di cassa nell’esercizio
la possibilità di liberare risorse da attività non ‘core’ per l’azienda
il miglioramento dell’efficacia
la flessibilità nei processi di ristrutturazione
il rinnovamento del parco tecnologico

Inoltre, con il DMS migliora notevolmente la gestione dei documenti elettronici.

È importante sottolineare che, nella modalità DMS, il Cliente non acquista un insieme di programmi software, ma un servizio di gestione, il cui costo è proporzionale all’utilizzo.

Anche i servizi di DMS sono gestibili in modalità Pay Per Page.